In der IT passiert ständig etwas Neues: Gefühlt kommen täglich neue Technologien, man will auf dem Laufenden bleiben. Jeder möchte digital unterwegs sein, das Maximum herausholen und so effizient wie möglich arbeiten.

Der Start: Alles beginnt klein und einfach

Alle Unternehmer fangen klein an. Nahezu jeder startet mit einer Office-Suite – Excel, Word, Outlook. Dies funktioniert auch ganz gut; mit diesem Paket erhält man sehr viele Möglichkeiten.

„Es geht noch“: Wachstum mit Flickenteppich

Die Firma wächst, und die Prozesse werden komplexer. Die Excel-Sheets wachsen und werden ebenfalls komplexer, das Aufgabenmanagement mit mehreren Mitarbeitern wird schwierig, und die Limitierungen der Office-Tools machen sich langsam bemerkbar.

„Wir haben das immer so gemacht“: Prozesse fressen die Arbeit

Prozesse sind nun vollständig in Office abgebildet. Neben Fachkompetenz braucht man Office-Kenntnisse. Immer mehr Abläufe werden um die Tools herumgebaut, statt um die echte Arbeit. Zusätzliche Programme sollen helfen, bringen aber nur mehr Komplexität. Kontrollmechanismen häufen sich, um Fehler zu vermeiden.

Am Ende dominieren die Prozesse die Arbeit. Auf die Frage „Warum machst du das?“ kommt: „Keine Ahnung, wir haben das immer so gemacht.“ Mitarbeiter verlieren den Bezug zur eigentlichen Aufgabe – der PC-Alltag steht für sich.

Die Lösung: Nachhaltig und prozessorientiert digitalisieren

Man versucht, alles für die Mitarbeiter in ihrer Komfortzone (Office) verfügbar zu machen, statt Programme zu verwenden, welche sich wirklich für die Prozesse eignen. Dies ist aber unserer Erfahrung nach der falsche Ansatz. Ideal ist es, für möglichst viele Anwendungsfälle spezialisierte Software zu verwenden.
Anstatt Word-Vorlagen zu verwenden, sollte Fachsoftware die Daten an ein Tool wie Typst übergeben, das dann automatisiert die benötigten Dokumente erstellt.

Digitalisierung bietet nur dann einen wirklichen Mehrwert, wenn die zugrunde liegenden Daten auch automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Drei Prinzipien für KMU

1. Prozess zuerst, Tool danach: Definiert den Fachablauf klar, dann sucht man passende Software (z. B. CRM mit automatisierter Rechnungsstellung).
2. Daten einmal erfassen: Keine doppelten Excel-Listen – zentrale Datenbanken sorgen für Aktualität überall.
3. Informationen am richtigen Ort: Ein Projektmanagement-Tool mit integriertem Wiki (z. B. wie Redmine oder OpenProject) liefert alle Infos aus einer Hand – genau dort, wo sie im Workflow gebraucht werden.

Fazit

Nur wenn man richtig digitalisiert, erhält man auch die vollen Vorteile – Skalierbarkeit und Automatisierung. Da hört es dann auch nicht auf, sondern der gezielte KVP (kontinuierliche Verbesserungsprozess) übernimmt und muss ab da auch konsequent durchgeführt werden.

Versäumnisse in der IT-Struktur sind mittel- und langfristig sehr teuer, genauso wie die dadurch entstehenden Abhängigkeiten; darum ist es sinnvoll, früh auf Open-Source-Software zu setzen.