Die Ordnerstruktur und das Berechtigungskonzept auf einem Fileserver sind ein zentrales Element für effiziente Abläufe in einem Unternehmen.
Planen Sie die Ordnerstruktur immer vorab auf dem Papier, bevor Sie die Umsetzung auf dem Fileserver angehen. Doch welche Best Practices gibt es für die Organisation eines Fileservers im Unternehmen?
Die Ordnerstruktur muss so aufgebaut sein, dass Dateien idealerweise genau an einem Ort gespeichert werden. Bei mehrfach gespeicherten Dateien gibt es schlimmstenfalls verschiedene Versionen der gleichen Datei. Das Chaos ist dann vorprogrammiert. Falls auf eine Datei an einem anderen Speicherort referenziert werden muss, nutzen Sie Verknüpfungen.
Da eine Ordnerstruktur die Organisation Ihres Unternehmens repräsentiert, erarbeiten Sie diese im Idealfall mit Ihrem Team gemeinsam. Die Ordnerstruktur sollte nicht von Ihrer IT-Abteilung diktiert werden.
Berechtigungen auf Ordner sollten immer auf Gruppen, nicht auf einzelne Personen gesetzt werden. Wenn es Mitarbeiterwechsel gibt, müssen Sie nur die Mitglieder der Gruppen anpassen und nicht die komplette Berechtigungsstruktur auf der Dateiebene neu setzen.
Die Millersche Zahl besagt, dass der Mensch etwa 7 (7±2) Informationseinheiten (Chunks) im Kurzzeitgedächtnis gleichzeitig präsent halten kann. Gehen wir von dieser Theorie aus, wären pro Ordnerstruktur 7 Ordner ideal. Einige Best Practices empfehlen ausserdem maximal 3 Ebenen, was dann in 343 effektiven Ordnern (7^3) resultieren würde.
Wir empfehlen Ihnen, sich eher an die 7 Ordner pro Struktur zu halten und bei Bedarf mehr Ebenen einzubauen.
Wie kann also eine Ordnerstruktur beispielhaft aussehen?
00_Organisationsrichtlinien
01_Geschäftsleitung
02_Personal
03_Kunden
Grossunternehmen
KMU
Privatkunden
04_Finanzen
Geschäftsjahre
2024
2025
2026
Versicherungen
05_Marketing
06_IT
07_Archiv
Ein Dateisystem ermöglicht grundsätzlich 3 Zugriffsoptionen:
Dateien löschen ist aus der technischen Perspektive ein Schreibvorgang, daher wird dieser nicht separat definiert, sondern ist dort zugehörig.
Setzen Sie die Berechtigungen immer auf den untersten 2 Ebenen. Tiefer verschachtelte Berechtigungen machen die Administration & Dokumentation unnötig kompliziert und verursachen mehr Fehler bei der Einrichtung und Verwaltung von Zugriffsrechten.
Es lohnt sich, wenn man sich vor der Umsetzung Gedanken zum Datei- und Berechtigungskonzept macht. Die Mitarbeiter finden ihre Daten schneller und verbringen weniger Zeit mit der Suche der Dateien.
Ausserdem sollten Sie Ihre Dateistruktur regelmässig aufräumen, um die Effizienz in Ihren Geschäftsabläufen hoch zu halten.
